IPET w Wordzie czy w programie do dokumentacji

Krótka odpowiedź

Word jest dobry do jednego dokumentu pisanego przez jedną osobę. Program do dokumentacji terapeutycznej opłaca się, gdy IPET i WOPFU tworzy zespół, a koordynator odpowiada za terminy, spójność i podpisy. Przejście ma sens, jeżeli oszczędza godziny pisania i zbierania wkładu, a nie tylko zmienia miejsce przechowywania plików.

Gdzie Word zaczyna przeszkadzać

Problemy nie pojawiają się przy pierwszym dokumencie. Pojawiają się, gdy plików jest czterdzieści, a każdy z nich ma po trzy wersje wysłane mailem do wychowawcy, logopedy i psychologa. Nikt nie wie, która jest aktualna, a koordynator ręcznie scala poprawki.

Drugi kłopot to powtarzalność. Cele dla ucznia z autyzmem czy afazją w dużej części są podobne i co roku pisze się je od nowa albo kopiuje ze starego pliku, razem z błędami i cudzymi danymi. Trzeci to bezpieczeństwo: pliki z danymi dzieci krążą w poczcie i na prywatnych dyskach.

Porównanie w praktyce

Poniżej cechy, które najczęściej decydują o wyborze.

• Czas na pierwszy szkic: w Wordzie piszesz od zera lub z własnego wzoru, w programie dostajesz szkic z zaleceń orzeczenia i etapu edukacyjnego.
• Praca zespołu: w Wordzie pliki wędrują mailem, w programie każdy specjalista wpisuje swój obszar w jednym dokumencie, a koordynator widzi, kto uzupełnił swoją część.
• Wnioski z oceny: w Wordzie przepisujesz je do nowego programu, w programie przechodzą do aneksu lub kolejnej wersji IPET.
• Podpisy i eksport: w obu przypadkach drukujesz dokument, ale program eksportuje go od razu z miejscem na podpisy zespołu.
• Dostęp rodzica: w Wordzie wysyłasz plik lub wydruk, w programie rodzic dostaje osobny widok do zapoznania się.
• Kontrola nad treścią: w Wordzie masz pełną swobodę, w dobrym programie także, bo zespół może zmienić każdy zapis szkicu.

Kiedy zostać przy Wordzie

Jeżeli piszesz pięć programów rocznie, pracujesz sam i masz własny, sprawdzony wzór, nowe narzędzie niewiele zmieni. Szczególnie wtedy, gdy większość czasu zajmuje Ci rozmowa z rodzicami i obserwacja ucznia, a nie formatowanie dokumentu. Nie ma sensu płacić za coś, co nie skraca Twojej pracy.

Kiedy program się zwraca

Granica zależy od liczby uczniów i osób w zespole, ale zwykle zaczyna się, gdy koordynator prowadzi kilkanaście dokumentów i co pół roku zbiera oceny od kilku specjalistów. Wtedy oszczędność to nie jeden dokument, lecz suma godzin na przepisywaniu, scalaniu i przypominaniu o terminach.

Zobacz, jak wygląda szkic na własnym przykładzie na stronie IPET i w demonstracji ocen na stronie WOPFU. Pięć pytań, które warto zadać każdemu narzędziu, opisaliśmy w artykule o programie do pisania IPET.

Ukryte koszty pracy w plikach

Koszt Worda nie wynika z ceny licencji, tylko z czasu. Policz jeden program: zebranie zaleceń z orzeczenia, napisanie celów dla każdego obszaru, dopasowanie metod i form pomocy, rozesłanie do zespołu, scalenie uwag, korekta, wydruk. Przy jednym uczniu to kilka godzin rozłożonych na kilka tygodni. Pomnóż to przez liczbę uczniów, a potem przez drugie tyle, bo ocenę funkcjonowania wykonuje się co najmniej dwa razy w roku.

Dochodzi ryzyko pominięcia terminu. Zespół ma 30 dni od dnia, w którym orzeczenie trafiło do placówki. Przy ręcznym pilnowaniu terminów w arkuszu wystarczy jedna choroba wychowawcy, żeby dokument się opóźnił. Program, który pokazuje stan prac, nie zastępuje odpowiedzialności koordynatora, ale zmniejsza liczbę rzeczy, które trzyma on w głowie.

Co się zmienia dla zespołu

Największa zmiana dotyczy specjalistów, którzy dotąd dostawali plik z prośbą o uzupełnienie. W programie widzą tylko swój obszar i konkretny termin, wpisują obserwacje i zamykają zadanie. Nie muszą szukać właściwej wersji ani zastanawiać się, czy poprawiają aktualny dokument.

Rodzic również zyskuje. Zamiast papieru dostaje czytelny widok programu i zaleceń do ćwiczeń w domu. Dyrektor ma natomiast jedno miejsce, w którym widać, ilu uczniów ma gotowy program i ocenę, bez dzwonienia do każdego koordynatora osobno.

Na co uważać przy zmianie

Nie przenoś wszystkiego naraz. Zacznij od nowych orzeczeń lub od jednej klasy, a stare dokumenty zostaw tam, gdzie są, dopóki nie wymagają aktualizacji. Ustal, kto w zespole ma prawo zatwierdzić wersję końcową, i sprawdź, czy eksport pasuje do wymagań Twojej placówki, na przykład czy zawiera miejsce na podpisy wszystkich członków zespołu.

Zwróć też uwagę na to, czy narzędzie nie zamyka Cię w sobie. Dokument, który da się wyeksportować i wydrukować, zostaje Twoją własnością, a szkoła nie jest zależna od jednego dostawcy.

Przykład z jednej szkoły specjalnej w skali roku

Weźmy hipotetyczną placówkę z dwudziestoma uczniami z orzeczeniami i sześcioma specjalistami. Rocznie powstaje dwadzieścia programów i czterdzieści ocen, razem sześćdziesiąt dokumentów, z czego każdy przechodzi przez co najmniej trzy ręce. To ponad sto osobnych rund poprawek, jeśli każdy dokument wraca do koordynatora tylko raz. Liczby są ilustracją, nie wynikiem badania, ale pokazują skalę: problemem nie jest pisanie, tylko obieg.

W takiej placówce program zwraca się szybciej niż w gabinecie jednej osoby, bo oszczędność mnoży się przez liczbę dokumentów i liczbę osób w obiegu. Dlatego decyzję warto podejmować na liczbach z własnej szkoły: ile dokumentów, ile osób, ile rund poprawek i ile godzin koordynator spędza na samym scalaniu.

Jak przeprowadzić próbę bez ryzyka

Weź jednego ucznia, którego dokumentację dobrze znasz, i przejdź cały obieg w programie: szkic, wkład kilku osób, eksport. Zmierz czas i porównaj z tym, ile ten sam dokument zajął Ci w Wordzie. Sprawdź też, czy zespół faktycznie korzysta z jednego miejsca, bo narzędzie, do którego nikt nie zagląda, nie rozwiązuje problemu.

Dyrektor powinien równolegle zapytać o dostęp do danych i o eksport dokumentów, a koszt w skali roku porównać z godzinami pracy koordynatora. Plany dla pojedynczego specjalisty i dla całej placówki opisuje cennik.

Dokumentacja a zatrudnienie specjalistów

Jeżeli brakuje Ci rąk w zespole, sprawdź także, gdzie szukać wsparcia kadrowego. Ogłoszenia dla szkół i placówek zamieścisz na portalu, na którym znajdziesz nauczyciela wspomagającego, a dokumentację nowych osób poprowadzisz w tym samym narzędziu co resztę zespołu.

Zobacz też: IPET, WOPFU, Cennik, Dla dyrektorów